Workflow sa negosyo sa. Management Program Document ug pagtipig sa talaan

Workflow automation mao ang usa ka sukod mingpasakup sa pinaagi sa hapit tanan nga modernong mga negosyo. Bisan ang gagmay nga mga kompanya nagtrabaho uban sa usa ka masa sa nagkalain-laing mga dokumento, lakip na ang mga sulat, nga mga badyet, invoices, kontrata ug sa tanang matang sa mga kinahanglanon. Kini alang sa niini nga rason nga hapit ang matag modernong organisasyon nga naningkamot sa paggamit sa sukod niini nga ingon sa usa ka workflow, nga gihatag sa gasto sa kahingpitan ug sa pagpreserba sa data, kasayon sa pagpangita ug pagtigom sa nagkalain-laing nga impormasyon, ug limitahan ang pagkamalaumon sa panahon nga gikinahanglan alang sa pag-uyon niini.

Nganong buhaton?

Halos sa bisan unsa nga panon sa mga empleyado sa mogahin sa usa ka daghan sa mga panahon sa pagpaningkamot sa pagpangita sa husto nga impormasyon, ug mga statistics larinong nag-ingon nga kini nagkinahanglan sa mga katunga sa mga nagtrabaho sa panahon. Ingon nga kini usab mahitabo nga ikaw sa recreate pag-usab sa baylo nga re-sa paggamit sa bisan unsa nga mga dokumento nga anaa "dapit". Kini mao ang usa ka sumbanan mao ang usa ka kahimtang diin ang orihinal nga teksto sa usa ka tratado mao ang usa ka abogado sa computer, ug sa journal entries sa ibabaw sa mga securities uban sa pagpatay sa mga kontrata gipatay diha sa sistema sa accounting, bills ug mga buhat nga anaa sa pinansyal nga departamento sa papel nga porma, ug mga sulat mahitungod sa pagpahigayon sa mga tratado nga buhat sa electronic mail kahon empleyado. Kini nga "pagkatibulaag" sa impormasyon mao ang hilabihan makadaot sa seguridad, integridad ug pagkamakanunayon, kini mao ang sa ingon nga mga kahimtang adunay aktuwal nga workflow automation.

Pinaagi sa pasiuna sa espesyalista sistema sa impormasyon masulbad ang nagsulabi kadaghanan sa mga problema. Pananglitan, ang pipila sa mga sistema sa budgeting naghatag sa abilidad sa paghimo sa usa ka sistema sa interconnected badyet, gisundan sa sa pagtukod ug sa paghipos sa lain-laing mga bersiyon sa maong mga dokumento, ingon man usab sa usa ka timailhan sa ilang kahimtang. Mao kini ang ang problema bahin masulbad budget dokumento pinaagi sa paggamit sa maong mga mga sistema.

Apan ayaw kalimot nga ang kasamtangan nga budget gambalay, ingon man usab sa accounting ug ERP-nga sistema sa hilabihan nga kadaghanan sa mga kaso sa pagtrabaho uban organisadong impormasyon, ie sa matang sa data nga mahimong gibuhat ug gitipigan sa usa ka matang sa lamesa. Sumala sa kadaghanan sa mga eksperto, ang kinatibuk-ang kantidad sa mga data sa bisan unsa nga modernong negosyo nga estraktura nga impormasyon naghatag lamang sa 20%, samtang ang uban naglakip sa e-mail, mga dokumento nga teksto, nagkalain-lain nga mga taho sa mga negosasyon ug mga miting, mga larawan, ug uban pa Kasagaran, sa walay pagpahigayon sa mga pagtuon unstructured impormasyon lamang dili posible nga aron sa paghimo sa usa ka normal nga assessment kontektsta, nga mao ang na karon ay. Pagtipig, koleksyon ug sunod-sunod nga pagproseso sa maong mga data nga gihatag pinaagi sa paggamit sa maong mga mga lakang sama sa workflow, ug sa sulod sa pagdumala sa sistema sa impormasyon nga kompanya.

Unsa kini?

Uban sa tabang sa mga electronic nga dokumento nga sistema sa pagdumala naghatag og mga organisasyon sa bisan unsa nga interaction tali sa mga empleyado sa usa ka organisasyon sa basehan sa mga dokumento nga gisumiter. Pag-usab 1C dokumento naghatag og alang sa paglalang sa mga dokumento, sa posibilidad sa pagbalhin kanila sa organisasyon ug nagmintinar kontrol sa pagpatay sa mga dokumento ug mga proseso nga gihulagway pinaagi sa paggamit kanila. Busa, ang electronic dokumento naghatag og sa mga panon sa dako nga gidaghanon sa mga bentaha, paghubad sa iyang buhat mao ang tinuod nga usa ka bag-o nga ang-ang.

Matag dokumento sa niini nga electronic sistema gihulagway pinaagi sa usa ka bug-os nga hugpong sa mga detalye nga hiyas kini talagsaong (sa kanunay nagtumong sa maong hugpong sa mga cards). card Ang mahimong adunay usa ka matang sa impormasyon, lakip na ang matang sa dokumento, petsa sa formation ug pagbag-o, ang tagsulat, ingon man sa pagtipig sa luna ug daghan pa. Sa umaabot nga sistema sa pagdumala sa dokumento makahatag og storage ug retrieval sa gikinahanglan nga mga dokumento sumala sa mga detalye nga bungat diha sa card.

mga oportunidad

Electronic management dokumento naghatag og mga organisasyon sa dili lamang sa usa ka daghan sa mga bentaha, apan kini usab nag-abli sa daghan nga mga bag-o nga mga posibilidad, nga mao ang importante usab.

sentralisadong nga kontrol

Sa walay pagtagad sa kon sa unsang paagi nga dagko nga mao kini o nga negosyo dokumento management system nagtugot alang sa paspas nga kausaban sa dagway sa mga dokumento nga nikatap sa ibabaw niini. Pananglitan, sa pag-usab sa mga aplikasyon alang sa bisan unsa sa mga gasto sa mga nagkalain-laing mga centers responsibilidad lang sa paghimo sa pipila ka mga kausaban sa mga template igo nga pag-angkon, nga na gitipigan sa sistema sa. Human niana, ang mga empleyado nga pun-on sa maong aplikasyon dili makahimo sa paggamit sa dokumento obsolete nga mga porma, sukad sa aplikasyon napuno ug gipadala pinaagi sa sistema sa.

Sa pagsuporta sa dokumentasyon lifecycle

Ang matag dokumento nga mohatag ug proseso sa bisan unsa nga negosyo, kinahanglan moadto pinaagi sa pipila ka mga hugna sa. Pananglitan, sa diha nga kini moabut ngadto sa corporate budget, kini mao ang una nga gikinahanglan aron sa paghimo sa, ug unya mouyon, ug ipakanaug sa eksaktong panahon. Human nga, nagkalain-lain nga aktuwal ug plano performance sa budget ubos sa bug-os nga pagtuki ug gipadala ngadto sa archive. Sa 1C dokumento naghatag og hugot nga kontrol sa lifecycle sa mga dokumento, nga nagakuha sa ngadto sa asoy sa mga nag-unang mga kinahanglanon sa mga corporate palibot, ingon man usab sa nagkalain-laing mga legal nga mga lagda ug mga sumbanan sa industriya sa negosyo sa kompaniya.

teamwork

Electronic management dokumento nga sistema naghatag og mas labaw pa kay sa lang sa usa ka organisasyon sa kolektibong buhat sa mga dokumento, ug sa pagtambong mahimong eksperto nga anaa sa lain-laing mga buhatan sa o bisan sa lain-laing mga siyudad.

magtigom sistema sa usa ka igo dako nga gidaghanon sa mga bersyon sa sa mao gihapon nga dokumento, dugang pa sa pagtultol ug kausaban, sila annotate sa mga data, nga mao, sa pagdugang ngadto kanila ang pipila mga komentaryo ug mga mubo nga sulat, nga walay naka-apekto sa mga nag-unang mga impormasyon, nga siya kinahanglan nga sa pagluwas.

confidentiality

Hinunoa importante nga bahin sa maong sistema sa mao nga diha sa sama nga 1C dokumento mahimong subscribe pinaagi sa usa ka espesyal nga pirma digital gisundan sa encryption sa. Kini naghimo niini nga posible nga dili lamang aron sa pagmatuod sa pagkatinuod sa bisan unsa nga impormasyon, apan usab sa talagsaong giila sa tagsulat, ingon man sa pagkab-ot sa labing epektibo nga seguridad alang sa pagtago sa nagkalain-laing data, kon gikinahanglan.

routing

Kon ang electronic management dokumento nga sistema mao ang dili anaa, nan, sa kaso nga ang empleyado nga moapil diha sa paglalang sa pipila ka securities, kinahanglan nga makasabut nga ang labing maayo sa pagbalhin niini nga mga securities. Electronic dokumento management sa negosyo sa sa awtomatikong pagbalhin data husto nga tawo.

Pinaagi sa iyang kaugalingon, ang routing mao ang gawasnon ug rigid. Free naghatag og usa ka oportunidad sa pagrekord sa direksyon sa hingpit sa bisan unsa nga mga nakadawat nga ingon sa angay, samtang ang rigid naghatag sa labing tukma nga regulasyon, apan sa espesyal nga mga kaso sa aksyon sa pre-instalar sa sistema dokumentasyon sa regulasyon sa trapiko mahimong usa ka gamay nga nga paghunong (alang sa panig-ingnan, kon kamo kinahanglan nga ipadala sa draft dokumento alang sa review sa pipila sa gawas eksperto).

access sa pagpugong

Adunay pipila ka mga kapilian kon sa unsang paagi sa pag-ila tali sa lain-laing mga mga gahum sa mga empleyado sa kompanya sa natad sa dokumentasyon sa pagdumala. Mao kini ang, sa usa ka abante nga workflow nagtugot sa usa ka tawo sa paghatag sa bug-os nga kontrol sa mga data limitahan ang abilidad sa usab o bisan motugot lamang sa panglantaw o annotate sa bisan unsa nga file. Kini sa hilabihan gayud mopayano sa buhat uban sa lain-laing mga data, ug nga mao ang importante - kini mahimong daghan luwas.

integration

Aron sa pagsiguro sa maximum data integridad, nga inibut nga diha sa usa ka partikular nga kompanya, electronic dokumento management sa negosyo nga ang naghatag og alang sa integration sa instalar sistema sa uban - sa pinansyal, industriyal, analytical, ug uban pa Pinaagi sa maong integration nagpakita sa modernong workflow sistema sa kasagaran igo nga gihimo sa paggamit sa ingon nga usa ka matang sa tulay tali sa daghang matang software.

Dokumento sa tanan nga mga sistema, ang makataronganon nga may kalabutan sa niini nga impormasyon, nga gitawag konteksto. Kini naglakip sa mga sulod sa usa ka papel o e-mail, faxes, mga dokumento sa pagbayad, mga rekord sa mga kalihokan, video o audio rekording, ug bisan sa usa ka daghan sa uban pang impormasyon. Ang konteksto sa ang dokumento mahimo nga dugang pa sa kamut o sa bug-os automate ang proseso, depende sa gusto ug panginahanglan sa management.

Kay sa panig-ingnan, ang modernong sistema sa automation sa workflow sa proseso sa formation, ug ang mga sunod-sunod nga mga kausaban diha sa mga badyet mahimong gamiton sa usa ka gidaghanon sa uban nga mga impormasyon contextual:

• sa tanan nga mga matang sa market research, lakip na dili lamang sa iyang kaugalingon apan usab ang mga nakuha gikan sa gawas nga tinubdan;
• Nagkalain-lain nga mga kasabutan uban sa mga katugbang (pumapalit o vendors);
• Espesyal nga legal ug reperensiya nga mga dokumento;
• dugang nga dokumentasyon, nga nagpakita sa iyang kaugalingon sa bisan unsa nga mga limitasyon o mga panghunahuna (ingon nga usa ka panig-ingnan, ang rate sa inflation, baylo rates ug uban pang mga data);
• minutos sa miting, nga gihimo sa paghisgot sa bisan unsa nga bersiyon mao ang budget, ug naglakip sa tanan nga mga matang sa mga mamumuo komentaryo ug obserbasyon sa mga partisipante sa proseso (sa kasagaran ang maong mga dokumento mao ang gipadala sa taliwala sa tanan nga mga empleyado pinaagi sa e-mail ug gitipigan gilain gikan sa usa ka badyet nga impormasyon file).

Ang usa ka user nga nagtrabaho sa usa ka budget, sa bisan unsang panahon, kon gikinahanglan, mahimo-isip sa bisan unsa sa mga dokumento sa ibabaw, sama sa modernong workflow teknolohiya nagtugot kaniya sa pagbuhat niini nga walay bisan unsa nga taas nga mga pagpangita.

Unsa nga mga sistema gigamit uban kanato?

Usa sa labing popular nga solusyon software nga makita diha sa Russian nga mga kompaniya nga gitawag nga usa ka kombinasyon sa Microsoft Outlook utilities uban sa Microsoft Exchange Server. Ang unang aplikasyon, sa baruganan, sa ibabaw sa hapit sa tanan nga computer, samtang ang Exchange Server sagad gikuha sa paggamit sa ingon nga sa usa ka bug-os-fledged e-mail server. Bisan pa sa kamatuoran nga ang mga kompaniya nga na sa pipila ka panahon na ang milabay mao ang pasiuna sa electronic nga dokumento nga gihimo, ang maong mga programa gigamit lamang ingon nga usa ka plataporma alang sa e-mail, human sa pipila ka sentralisadong setting bisan kini nga software mahimong gamiton ingon nga usa ka na functional automation workflow sa hapit tanan nga mga organisasyon .

Sa higayon nga, ang Russian nga merkado puno sa daghang sa lain-laing mga sistema sa, pinaagi sa mga paagi nga ang usa ka dokumento sa pagdumala sa automation, ug sa susamang software nagtanyag dili lamang sa Western, apan usab sa domestic developers. Bisan Microsoft, dugang pa sa mga programa sa ibabaw, nagtanyag bisan utilities sama sa Management Content Server o SharePoint Portal Server.

Ang labing gamhanan nga taliwala sa tanan nga kasamtangan nga sistema sa giisip nga Documentum, apan nag-una dagkong kompaniya sa paggamit niini nga automation proseso. Workflow sa pipila sa mga kompaniya sa gasto sa automated software Lotus Mubo nga mga sulat package, apan daghan sa pagtawag niini nga usa ka matang sa "designer alang sa programmers", ingon nga gibutang sa sa sa sa basehan sa iyang bug-os nga sistema mao ang na lisud.

Unsa ang kalainan tali sa mga Russian nga ug Western mga sistema?

Kon kita maghisgot sa mga nag-unang kalainan sa taliwala sa mga domestic ug langyaw nga utilities, sila anaa sa nagtadlas sa kapabilidad. Pananglitan, kon ang sistema sa Western developers mahimong molihok sa halos sa tanan nga mga operate mga sistema, nga kini mao ang kasagaran domestic naugmad lamang alang sa bisan unsa nga usa kanila, ug siyempre, nga kini mao ang kanunay nga Windows. Western sistema gihulma, giporma sa paggamit sa bisan unsa nga DBMS. Ang maong Russian nga mga sistema pondo mahimo grabe makapugong sa posibilidad sa pagtukod sa krus-plataporma, integrated solusyon.

Mahitungod sa kalihukan, ang mga nag-unang kalainan sa mga bakak sa mga kamatuoran nga sa West dokumentoproizvodstva automation ug workflow implementar sa pipila ka mga programa nga mahimong isyu sa ilalum sa usa ka single nga brand, apan ang target alang sa usa ka matang sa mga katuyoan. Pananglitan, ang Documentum nagtanyag sa usa ka gidaghanon sa mga indibidwal nga mga produkto, nga gigamit alang sa bug-os nga automation ug integration sa ERP-sistema, pagsuporta sa mga disenyo ug engineering dokumento management, ug uban pa Ang nagsulabi kadaghanan sa software naugmad sa Russia, nga nagtumong sa pagsulbad sa usa ka partikular nga problema.

Usab nga bili sa noting mao nga ang prinsipal kalainan anaa sa pamaagi sa duha ka partido sa unsa ang usa ka workflow automation sistema. Western sistema sa gituyo aron sa paghatag og bug-os nga automation ug mosunod-up suporta pinaagi sa usa ka matang sa mga proseso sa negosyo sulod sa organisasyon, samtang ang hilabihan nga kadaghanan sa mga domestic nga mga programa aron sa automate sa pipila ka mga gimbuhaton lamang.

Ang gasto sa kasadpang sistema sa gibana-bana nga molakip gikan sa $ 400 ngadto sa $ 1,000 alang sa matag trabaho, dili pag-ihap sa mga gasto sa pagpatuman, hardware ug software nga gikinahanglan aron sa pagsiguro sa usa ka normal nga electronic dokumento. Kasagaran sa kaugalingon-pasiuna gasto mahitungod sa katunga sa naandan nga kantidad sa mga lisensiya, ingon nga ang kadaghanan sa mga programa alang sa automation sa workflow gipatuman sa nagkalain-laing promosyon, apan sa pipila ka mga sitwasyon sa presyo sa usa ka han-ay sa magnitude mas dako. Usa sa labing lisud nga mao ang kanunay nga ang proyekto sa automation sa pinansyal nga dokumento mahitungod sa pagpatuman sa maong mga proyekto gasto sa mga 2-3 nga mga panahon nga mas taas kay sa gasto sa lisensya.

Domestic software gibaligya sa $ 200-600 kada lingkoranan, ug dugang pa sa nga gidala ngadto sa asoy sa gasto sa dugang nga mga programa ug mga nagkalain-laing ekipo. Sa katapusan, ang kalkulasyon sa comparative bili nga gidala sa gawas sa daghan sa sama nga paagi ingon sa kasadpang sistema.

Features

Sa hilabihan nga kadaghanan sa mga kaso nga ingon sa usa ka prayoridad direksyon sa automation mao ang mga proseso nga may kalabutan sa sa ipon sa mga dokumento, alang sa panig-ingnan, sa proseso sa pasiunang pagpangandam ug dugang pa nga pagpatuman sa mga badyet. Apan, daghang mga teams karon sa paggamit sa opisina automation ug workflow, nga mao, uban sa mga pamaagi registration sa outgoing ug umaabot nga mga dokumento.

Pasiuna sa electronic sistema mao ang dili lahi gikan sa pasiuna sa bisan unsa nga lain nga mga automated nga sistema, busa kini mao ang gikinahanglan sa pagpuyo sa mga talagsaon nga bahin sa niini nga proyekto.

Paglalang sa negosyo-klase storage

Pasiuna dokumento automation sa bisan unsa nga kaso, naghatag og alang sa pipila ka mga corporate tipiganan sa nga sa tindahan sa tanan nga dokumento. Ang makataronganong gambalay sa storage, sa pagpalambo ug dugang pa nga pagpatuman sa mga palisiya sa seguridad, ingon man usab sa dokumento storage hierarchy nagkinahanglan maximum tukma ug nga gidala sa gawas sa usa ka sayo nga yugto sa proyekto.

Kini kinahanglan nga palas-anon diha sa hunahuna nga ang storage function mahimong gipakatap sa sinugdanan sa disenyo, mao nga sa usa ka sayo nga stage mahimong sa pagbalhin sa tanan nga mga dokumento gikan sa kasamtangan nga mga dapit sa pagtipig ngadto sa usa ka ka corporate tipiganan. Ingon sa usa ka resulta, ang tiggamit familiarize sa ilang kaugalingon uban sa bisan kinsa sa mga mayor nga gimbuhaton sa sistema sa, ug sa dungan nga master ug paggamit niini. Buylohan ang pagpahiangay sa mga empleyado sa pag-implementar sistema sa mahimong pinaagi sa paggamit sa mga gimbuhaton pag-alagad sama sa mga pasidaan sa mga pagbag-o sa sa dokumento, sa dagway sa bag-ong mga dokumento, ug uban pa

Busa, workflow gikinahanglan alang sa bisan unsa nga modernong kompaniya nga nagtinguha sa pag-ugmad ug sa pagpalambo sa operasyon niini.