Sa mga gikinahanglan nga archive lawak. Ang nag-unang mga lagda sa mga organisasyon Archives

archive mahimong diha sa porma sa usa ka lain nga structural yunit sa usa ka organisasyon o sa usa ka importante nga bahin sa opisina sa kinabuhi. Kini nag-agad sa gidaghanon sa usa ka kasamtangan nga dokumento.

Sa unsa nga paagi sa pag-organisar niini

Pagmugna sa usa ka archive sa bisan unsa nga negosyo o organisasyon nagkinahanglan sa usa ka hugpong sa mga piho nga mga lakang:

1. Ikaw kinahanglan nga pagpili sa mga tukma nga lugar storage alang sa pagtago sa mga dokumento, ug sa tukma nga paagi sa pagsangkap niini.
2. Pag-atiman sa kinahanglan nga gikuha sa paghimo sa mga kahimtang nga sa pagsugat sa mga sumbanan.
3. Kini mao ang gikinahanglan aron sa pagsangkap niini sa mga teknikal nga punto sa panglantaw - sa pagpalit ug instalar sa gikinahanglan nga mga ekipo alang sa mga archive.
4. tipiganan ang gigapos nga organisar pamaagi alang sa organisasyon sa archiving sa tanan nga gikinahanglan nga mga dokumento.
5. Kini kinahanglan nga naugmad ug gi-aprobahan sa regulatory framework sa yunit.

Pagpatuman niini nga mga lakang nagsiguro sa kaluwasan sa mga archive sa mga dokumento ug ang pagtuman sa kanila diha sa gikinahanglan nga kahimtang.

Kinsa ang archivist

Ug unsa ang mga kinahanglanon nga alang sa mga mamumuo nga moapil diha sa mga organisasyon sa mga archive ug dugang pa nga paghipos sa mga dokumento? sila mahimong hiniusa nga posisyon ug ang ilang mga magbalantay, alang sa panig-ingnan, usa ka secretary o sa usa ka receptionist?

Archivist - sa usa ka espesyalista kansang tahas mao ang pag-organisar sa archival mga kalihokan. Kay ang kaluwasan sa mga dokumento nga gisalig kaniya, siya nagdala sa bug-os nga responsibilidad. Ang iyang buhat dili mahimo nga walay agi sa usa ka espesipikong instruksiyon o bisan (kon gikinahanglan) internship sa institusyon sa mga Archives Estado.

gimbuhaton niini mahimong ibalhin ngadto sa laing empleyado nga nagtrabaho bahin-panahon. Kasagaran, ang mga archivist mga responsibilidad giasayn sa tagsa-tagsa nga trabahante sa kaso diin ang mga kantidad nga gideposito sa dokumentasyon igo dako. Sa dako nga mga organisasyon, staffing sa usa ka linain nga post alang niini nga katuyoan. Sa kini nga kaso, bisan pa, kini sa kasagaran gilangkuban sa usa ka paghulagway sa trabaho specifying sa mga matang sa buhat nga gisalig ngadto sa archivist, ingon man sa iyang mga katungod ug mga katungdanan.

Ang nag-unang butang nga - sa pamaagi

Mga kaso nga gipasa sa organisasyon archive sumala sa usa ka linain nga naugmad graphics. Sa iyang drowing kinahanglang miuyon uban sa mga pangulo sa matag usa sa mga departamento, nga padala sa mga dokumento ug gi-aprobahan sa archivist. Sanglit ang mga dokumento nga nagtrabaho sa archive dili lamang gitipigan, apan usab sa usahay gigamit, pagtino sa mga lagda sa ilang isyu (kon magamit) gisumiter aplikasyon sa imong organisasyon, ingon man usab sa sa gawas stakeholders.

Delivery sa mga dokumento nga gisaulog sa pipila ka mga libro sa registration. adunay mga kinahanglanon, mando, mga buhat sa pagbalhin sa kaso ngadto sa temporaryo nga paggamit sa ikatulo nga partido pamaagi alang sa proseso sa registration (sa taliwala sa uban nga mga mahimo nga maglakip sa buhatan sa prosecutor ug sa korte). Nga gi-isyu mga dokumento alang sa sa usa ka bulan sa iyang kaugalingon nga mga empleyado, ug sa tulo ka bulan - sa mga representante sa partido istruktura.

Ang nag-unang mga lagda sa mga organisasyon Archives

Buhat archive, ingon man sa bisan unsa nga structural nga yunit sa basehan sa mga espesyal nga mga tagana, giaprobahan sa management. Mga empleyado niini sa ilang buhat sundon sa ilang kaugalingon nga mga paghulagway sa trabaho. Ang mga probisyon nga gisagop sa kompanya, nagtakda sa mga nag-unang mga lagda sa mga archives (ang kahimtang sa mga operatiba sukod sa mga katungod ug responsibilidad ug komposisyon sa gikinahanglan mga dokumento). Pinaagi sa iyang mga nag-unang mga buluhaton naglakip sa:

1. Katimbang sa archive sa mga dokumento, sa komposisyon sa nga gilista diha sa usa ka linain nga seksyon sa mga Regulations.
2. Padayon sa mga rekord sa mga materyales ug sa pagbantay kanila nga luwas.
3. Aron sa pagpalambo og sa anaa dokumento pagpangita tabang.
4. Nagtugot kaninyo sa paggamit sa pamaagi nga gitipigan sa materyal nga archive.

Kon ang imong organisasyon may mga dokumento nga mahimong may kalabutan sa mga Archival Fund sa Russian Federation, unya sa pag-andam ug pagsumiter kanila alang sa permanente nga paghipos sa storage estado mao ang usa sa sa gawas nga mga problema sa mga structural yunit.

sa iyang kalihukan

archive function sistematikong kuha gikan sa iyang mga buluhaton. Ang nag-unang mga mao ang mga mosunod:

1. Hupti listahan sa ilang kaugalingon nga mga tinubdan sa angkon, nga mao, ang mga organisasyon o negosyo nga mga yunit.
2. Dad-a sa kanila sa usa ka hapsay nga paagi ang mga dokumento alang sa safekeeping.
3. Dad-a ngadto sa asoy sa mga materyales ug sa pagsiguro sa ilang bug-os nga kaluwasan.
4. Pagtukod ug pagmintinar sa usa ka online nga tabang nga sistema, nga may kalabutan sa mga dokumento archival.
5. Pagpahigayon og impormasyon nga pag-alagad sa pagdumala ug sa tanan nga structural mga yunit sa organisasyon.
6. Organisar sa isyu ug sa paggamit sa mga dokumento sumala sa mga panginahanglan sa mga indibidwal ug uban pang mga organisasyon, sa paghunahuna ug pag-analisar sa mga proseso sa paggamit.
7. Pag-andam nga mga pamahayag ug mga opisyal nga mga tubag ngadto sa lungsoranon hangyo sosyal ug legal nga kinaiya.
8. Dad-a sa mga kalihokan sa pagsusi sa bili sa usa ka dokumento, organisar, pagbalhin sa mga kahimoan sa usa ka panglantaw sa permanente nga storage sa munisipyo o estado Archive (sa kaso sa diha nga ang organisasyon mao ang usa sa mga tinubdan sa ibabaw sa angkon sa archives).
9. Susiha ang pagkahusto sa sa pagtukod ug sa archive files sa pag-angkon sa mga tinubdan - diha sa ilang kaugalingon nga structural mga yunit ug uban pang mga organisasyon.
10. Sa pag-organisar sa buhat sa pagsunod sa mga negosyo tradisyonal nga mga ngalan.
11. Paghatag og praktikal ug methodological tabang sa dokumentasyon sa matag structural subdivision.
12. Pag-apil sa sa pagpalambo sa archives ug mga rekord sa pagdumala.
13. Sa pag-apil sa mga panghitabo nga gipahigayon alang sa katuyoan sa pagbansay sa tigtipig sa mga rekord ug mga empleyado diha sa mga posisyon nga may kalabutan sa dokumento nga pagdumala.

Diin sa pagbutang niini

Atong hisgotan karon kon unsa ang didto sa mga gikinahanglan nga archive lawak. Ang labing importante sa unsay kinahanglan nga giisip, - sa pagbutang niini sa bisan unsa nga kaso nga wala gitugotan sa mga bilding sa mga daan nga mga bilding nga kinaiya sa kahoy building, nga mahimong hilaw, dili lamang ang mga nag-unang lawak, apan sa attics sa basements, ingon man usab sa mga building, adunay stove sa pagpainit.

Kon ang mao usab nga gambalay nga ingon sa usa ka bug-os nga gipahiangay alang sa paghipos sa mga dokumento nga papel, dayon sa usa ka archive kinahanglan nagpasabot sa usa ka hilit nga lawak.

Kon ang imong organisasyon sa umaabot plano sa pagtukod sa iyang kaugalingon nga archive, dinhi kamo adunay oportunidad sa pag-familiarize sa ilang kaugalingon uban sa mga listahan sa mga kinahanglanon nga kinahanglan nga giisip nga sa proseso sa pag-andam. Busa, unsa ang mga nag-unang kinahanglanon ngadto sa archive lawak, kansang misyon - sa pag-ayo ug sa kasigurohan tindahan sa tanan nga mga gikinahanglan nga mga dokumento?

Ang listahan sa kon unsa ang gikinahanglan nga anaa

1. Archive.
2. Ang lawak nga gidisenyo alang sa pagdawat sa mga dokumento, temporaryo nga storage ug acclimatization.
3. Ang lawak diin ang mga dokumento nga gigamit.
4. Operating room (o mga lawak) alang sa mga empleyado.

Sa diha nga ang luna dili igo ...

Sa kaso diin ang mga file lawak luna dili motugot sa posibilidad sa pagdagit sa ilalum kaniya sa pipila ka mga lawak hinalad nga single nga luna kinahanglan nga gibahin ngadto sa mga sona mibulag sa partitions. Ang nag-unang mga kinahanglanon, nga adunay nga hugot nga gisunod sa niini nga kaso - inusara gikan sa usa ug usa storage nahimutangan sa mga dokumento ug pagtrabaho uban kanila.

Usa ka linain nga lawak o sa usa ka linain nga ug pahiangay, pabagay ingon sa usa ka dokumento storage building nga gigamit ingon nga usa ka tabang, ang gikinahanglan nga gikuha gikan sa mga butang nga nagdala sa usa ka risgo sa mga termino sa mga posibilidad sa kalayo. Ingon sa usa ka panig-ingnan mahimo nga gihisgotan sa mga sakyanan parke, garages ug mga estasyon sa petrolyo. Sa duol sa building o pasikaran archive kinahanglan dili mga butang nga mag-alagad ingon nga mga tinubdan sa polusyon sa hangin.

Sa minithi, ang mga file nga kinahanglan kanunay nga gibutang sa usa ka linain nga, gitudlo lamang alang sa building niini nga gitukod uban sa tanan nga mga gikinahanglan nga mga lagda ug regulasyon. Apan, Subo, ang kamatuoran mao ang nagdiktar termino niini, ug sa kadaghanan sa mga organisasyon, mga dokumento nga gitipigan sa anaa na nga mga pasilidad, nakabig ug pahiangay, pabagay alang niini nga katuyoan.

Nga ang katungod sa pagsulti

Nasinati uban sa regulatory mga kinahanglanon sa mga building ug mga lugar sa archive. sila ingon sa mosunod:

1. Ang building, nga gituohan nga sa umaabot sa pagtipig gikinahanglan nga nagtumong sa gidaghanon sa mga administratibo. Kini mao ang hugot nga gidili sa pagbutang sa archive diin adunay mga nga nagsilbi sa mga serbisyo, pagkaon bodega, mga tindahan gikan sa kategoriya sa inflammable nga mga butang ug sa agresibo, ingon man usab sa mga may kalabutan nga kemikal teknolohiya nga gigamit.
2. Iapil pagbutang kini sa usa ka unheated lawak ug diin wala nagtuman sa mga kinahanglanon sa hygiene. Sa unacceptability sa ayoha archives building nga gihisgotan sa ibabaw.
3. Kini mao ang ilabi nga importante sa pagsunod sa mga gikinahanglan sa kalayo alang sa lawak sa archive. Niini kaluwasan alang sa posible nga kalayo - usa sa mga nag-unang mga kahimtang sa luwas nga paghipos sa mga dokumento. Sa Enero 2009, ang Ministry sa Kultura sa Russia nga gi-isyu sa usa ka order No. 3 gisagop sa usa ka serye sa mga regulatory requirements sa espesyal nga mga lagda sa kalayo kaluwasan sa mga Russian Federation sa gobyerno ug municipal archives. Sa diha nga ang lalang sa dokumento regulasyon sa pagtipig gikinahanglan nga obserbahan nga walay pakyas.
4. disenyo sa building mao aron sa pagsiguro sa imposible sa pagbaha. Ang lawak kinahanglan nga adunay usa ka emergency exit. Sa walay kaso nga moagi latas niana ang nag-unang pipe (tubig-nga nagahatag o gas).

Mao kini nga posible nga sa file placement sa salog?

Kini dili girekomendar placement sa archival sa paghipos sa salog sa lawak, ibabaw nga salog o mga kausaban sa ingon attic nga luna.

Sa mga sitwasyon emergency mahimong adunay mga eksepsyon niini nga lagda. Sila midawat sa diha nga ang silong nga mamala ug maayo naandan nga kainit, himan uban sa mekanikal nga bentilasyon, makahimo sa pagsangkap alang sa usa ka oras o duha ka triple breathability. Archive alang sa pulangki o attic ang mahimo lamang nga gihatag nga ang tukma nga temperatura ug humidity nga kondisyon.

Usa ka importante kaayo nga kinahanglanon alang sa mga pasikaran Archive uban sa pagtahod ngadto sa lalang nga wiring. Kini mao ang obligado nga sirado sa walay hangin nga ugbokanan. Sa mga pisi sa portable electrical ekipo nga gihatag sa rubber pagbulag. dili kinahanglan nga gibutang sa sulod sa balay o komon nga paghipos sa salog circuit breakers.

Ang pinili nga mga non-dusting ug non-makadaot nga mga materyales sama sa mga materyales sa pagtukod alang sa pagtapos sa archival repositories. pagpalong sistema kinahanglan nga himan sa paagi sa neyutral, luwas alang sa mga dokumento. Kini dili gitugotan sa paggamit sa kalayo sa tindahan, naglakip sa heaters o dapit langyaw nga mga butang.

sa pag-summarize

Human sa pagkunhod sa mga pinili nga mga dapit sa pagsunod sa tanan nga sa mga kinahanglanon sa ibabaw sa lawak sa archive, sa usa ka katapusan nga desisyon sa kaangay o takos alang sa paggamit. Dad-a sa maong usa ka desisyon human sa pagsusi sa posible nga sanitary ug sa epidemiological station ug sa Estado Fire pagdumala. archive mahimong gibutang bisan asa gikatakda lamang human sa pamaagi sa detalyado nga pagsusi.

Ang katuyoan niini - sa pagpatin-aw sa mga lawak sa kalayo ug sa pagtino sa angay nga ang-ang, aron sa pagsusi sa mayor nga structural kalig-on, sa pagsiguro sa kalig-on sa sapaw taliwala sa salog sa pagtantiya, pagbanabana sa potensyal nga load (ekipo alang sa archive ug ang gibug-aton sa gitipigan nga mga dokumento), check sa availability ug kasamtangang kahimtang sa mga bentilasyon ug pagpainit nga sistema sa.

Sa audit nga nalambigit isip mga representante sa organisasyon (kasagaran sa mga empleyado sa mga umaabot nga archive), ug empleyado sa tanang nga may kalabutan nga serbisyo - .. Building, kalayo, seguridad, ug uban pa Ang resulta sa examination nga makita sa pag-andam sa sa katapusan nga buhat.