Archival rekord sa pagdumala sa organisasyon: GOST, mga panudlo, mga dokumento, mga lagda. Sumbanan alang sa archival mga rekord sa pagdumala

Archival lagda rekord sa pagdumala sa naglangkob sa mga yawe kinahanglanon sa pagtrabaho uban sa mga papel ug mga materyales nga wala nalambigit sa sa kasamtangan nga mga kalihokan sa mga kompanya. Sila formulated subay sa karon nga regulatory framework, regulatory kasangkaran pagproseso, hinugpong ug sa paghipos sa impormasyon. Key termino nga gigamit sa sa gambalay sa mga sets Standard alang sa Archival Records Management. Sa diha nga sa paghimo kanila ngadto sa pag-uswag sa asoy sa paggamit sa teknolohiya ug abante nga teknolohiya sa impormasyon. Tagda pagpadayon sa basehan sa archival mga rekord sa pagdumala.

insidente

Sumbanan alang sa archival mga rekord sa pagdumala sa paggamit sa mga ahensya sa gobyerno. Sila gikinahanglan usab alang sa mga negosyo nga moapil diha sa pipila ka matang sa trabaho. Sa partikular, ang mga regulasyon sa paggamit sa bahin sa paghulagway, registration, pagpreserbar ug paggamit sa mga dokumento sa Archival fund sa Russian Federation, naghisgot sa kabtangan sa estado.

Subdivisions sa mga enterprises, pagtrabaho uban sa pelikula, phonographic, video, mga litrato, mga mapa, siyensiya ug teknolohiya, telemetry nga impormasyon, gigamhan pinaagi sa mga probisyon gibutang sa pagplano ug sa pagreport.

Ang katungdanan ug ang katungod sa pagporma sa mga organisasyon sa mga tipiganan sa mga dokumento alang sa temporaryo nga paghipos sa mga dokumento sa RF AF naghatag sa sukaranan sa sektoral lehislasyon (gikan sa 1993), ang posisyon (gikan sa 1994 ug 1998, sa tinagsa.). Ang regulatory framework pagporma sa legal nga mga buhat sa regional importansya. Giisip sa mga lagda dili magamit sa mga dokumento, ang buhat nga regulated sa Federal Balaod № 5485-1 ug Presidential Decree № 1203 gikan sa 30.11.1995, ang

pagkompleto

Kini mao ang usa ka sistematikong replenishment sa documentary base sa mga yunit sa negosyo. Namudyot naglakip sa pagtino:

1. Tinubdan.
2. Komposisyon sa mga materyales nga nadawat.

Ingon nga bahin sa niini nga kalihokan gidala usab gikan sa direkta nga pagbalhin sa mga dokumento ngadto sa archive. Ingon sa mga tinubdan mao ang:

1. negosyo nga mga yunit.
2. Pisikal nga mga tawo.
3. Ubos nga gambalay.

Ang komposisyon sa mga materyales

alang sa archival mga rekord sa pagdumala sa pahamatngon nagtakda nga ang pag-angkon ang gihimo temporaryong (sa 10 ka tuig) nga mga kaso ug permanente nga storage. Usab nagsumaryo impormasyon sa sungkod. Mga kaso diin ang mga estante sa kinabuhi sa dili kaayo pa kay sa 10 ka tuig, ingon sa usa ka pagmando sa, ang mga archives dili gibalhin. Sila nga anaa sa mga may kalabutan nga mga bahin sa negosyo sa. Sa katapusan sa sa estante sa kinabuhi sa maong mga butang mao ang pagalaglagon. Mga detalye sa tagsa-tagsa nga kinaiya sa mga transmitted sa hangyo sa tag-iya. Human, sila gipadala ngadto sa Archives State alang sa permanente nga sulod. pagbalhin sa usab nga mga materyales Enterprises nag-una ug liquidated ubos istruktura.

Archival rekord sa pagdumala ug tradisyonal nga mga ngalan

Authorized empleyado sa pagbuhat sa buhat uban sa mga materyal sa negosyo impormasyon, sa paghimo sa usa ka sistematikong listahan sa mga kaso. gitawag niya ang nomenklatura. Sa iyang formation nagpakita sa mga estante sa kinabuhi sa mga materyales. alang sa archival mga rekord manwal sa pagdumala nahisulat ang mga awtorisado division sa pag-monitor ug pagpahigayon sa pag-alagad probisyon sa pagdihon sa tradisyonal nga mga ngalan. Sistematikong listahan nag-alagad ingon nga ang mga basehan alang sa pagtukod sa inventories sa impormasyon nga mga materyales sa permanente ug temporaryo (sa 10 ka tuig) storage. Tradisyonal nga mga ngalan mao usab ang usa ka mayor nga accounting dokumento. Kini gigamit alang sa registration sa mga kaso sa temporaryo nga storage, lakip na sa usa ka termino sa ubos pa kay sa 10 ka tuig. Ang malig-on sa tradisyonal nga mga ngalan systematization scheme mahimong gamiton sa diha nga ang pagpalambo sa mga buhat card file nga gihimo.

nga klasipikasyon

Paghupot sa archival mga rekord sa pagdumala ang gidala sa gawas sa tulo ka matang sa tradisyonal nga mga ngalan:

1. Tipikal nga.
2. Huwaran nga.
3. Tagsa-tagsa nga (alang sa usa ka partikular nga panon sa).

Ang una motino sa komposisyon sa mga mga materyales nga namugna sa susama nga mga institusyon. Tradisyonal nga mga ngalan giisip nga usa ka regulatory dokumento. Banabana systematization motino sa gibanabanang komposisyon sa mga materyales sa impormasyon alang sa negosyo nga mga sakop sa iyang aksyon, nga nagpakita sa mga index. Kini adunay usa ka recommendatory kinaiya. Kini nga mga matang sa systematization nga gigamit sa pagtukod sa usa ka tawo range ug gibalhin ngadto sa niini nga walay mga kausaban.

pagpangandam Features

Ang mga dokumento alang sa archival negosyo rekord sa pagdumala sa sistematiko sa gitakda nga porma sumala sa tradisyonal nga mga ngalan sa mga structural mga yunit. Ang ulahing kinahanglan nga miuyon ug gipirmahan sa mga lider.

Ang tradisyonal nga mga ngalan sa negosyo sa gihimo sa kinatibuk-ang nga porma. Kini mao ang inisyalan sa ulo sa Archive o sa tawo sa katungdanan, gipirmahan sa sa ulo sa pag-alagad probisyon o sa usa ka awtorisado empleyado. Tradisyonal nga mga ngalan kinahanglan nga aprobahan sa batid nga komisyon, ug unya aprobahan sa direktor sa kompaniya. Human sa pagtuman sa kini nga mga pamaagi pangulo sa structural dibisyon sa negosyo sa gihatag sa usa ka kinuha sa mga may kalabutan nga mga seksyon.

Ang tradisyonal nga mga ngalan alang sa mga umaabot nga tuig nga nag-umol sa katapusan nga quarter sa sa kasamtangan nga panahon. Ipon gidala gikan sa labing menos 1 panahon sa 5 ka tuig. Kon mag-usab sa kaninyo sa gambalay ug mga gimbuhaton sa negosyo sa, sa usa ka bag-o nga tradisyonal nga mga ngalan.

Ang pamaagi sa paghugpong Affairs

Formation nga gitawag grupo mga buhat nga gihimo sumala sa tradisyonal nga mga ngalan. Archival mga rekord sa pagdumala sa organisasyon naglakip sa systematization sa impormasyon sumala sa ngalan sa folder. Wala tugoti pundok sa duplicate nga mga kopya ug mga drafts. Ang mga eksepsyon mga high-value sakyanan. dili kinahanglan nga gibutang sa usa ka suksukanan sa papel nga papel nga mibalik.

Paghupot sa archival rekord pagtuman ang gihimo sa usa ka centralized probisyon handling mga materyales sa pag-alagad sa impormasyon, ug sa usa ka lokal nga - sa duha structural mga yunit, ug ang division sa ibabaw. Grupo ang gihimo sa ilalum sa mga direkta nga pagdumala sa mga tawo nga responsable sa kaluwasan sa storage media. Kon gikinahanglan, mahimo nga nalambigit empleyado sa Archive State.

Key mga kinahanglanon

Archival mga rekord sa pagdumala ang gidala sa gawas sa pinasubay sa mga gikinahanglan sa mga regulasyon. Sa pagtukod sa mga folder nga uban sa impormasyon nga tagdala kinahanglan aron sa pagsugat sa mosunod nga mga kinahanglanon:

1. Mga materyales alang sa temporaryo ug permanente nga storage gigrupo gilain.
2. suksukanan sa papel nga naglakip sa usa ka kopya sa matag usa sa mga papel.
3. suksukanan sa papel kinahanglan nga karon nga mga materyales alang sa usa ka kalendaryo nga tuig. Sa niini nga regulasyon, Apan, adunay mga eksepsiyon. Kini naglakip sa:

• personal nga mga file, nga nag-umol sa ibabaw sa tibuok gidugayon sa mga may kalabutan nga empleyado;
• materyales ug istruktura sa pinili nga mga komite nga nagtindog uban kanila, deputy mga grupo, planoha sa panahon sa pagkatigum;
• Paper edukasyon nga mga institusyon, gipatay ug gigrupo sa usa ka tuig sa eskwelahan;
• teatro nga mga materyales, nagpaila sa mga kalihokan sa panahon;
• kasaysayan, ug sa ingon sa.

suksukanan sa papel ang kinahanglan nga ubos pa kay sa 250 sheets sa usa ka gibag-on sa dili labaw pa kay sa 4 cm.

Pundok sa administratibo nga mga buhat

Archival mga rekord sa pagdumala nagkinahanglan og systematization sa lain-laing mga matang sa impormasyon nga tagdala. Kini lakip na ang hiyas ug administratibo nga mga buhat. Sila gigrupo sumala sa matang ug sa kronolohiya sa mga aplikasyon:

1. Ang mga probisyon sa kabalaoran aprobahan sa regulatory nga mga buhat, molihok isip mga annexes. Sila gigrupo sa tingub. Kon ang mga probisyon, mga regulasyon, kabalaoran na-aprobahan nga ingon sa lahi-lahi nga mga buhat, systematize sila sa tagsa-tagsa nga mga kaso.
2. Mga sugo ug sa mga desisyon sa mga mas taas nga istruktura alang sa ilang pagpatuman gigrupo sa mga dapit sa negosyo sa.
3. Orders kalabutan sa mga personahe, sistematiko sumala sa panahon paghawid. Uban sa usa ka dako nga gidaghanon sa impormasyon nga mga materyales kinahanglan nga mga buhat sa lain-laing mga kilid sa kompanya, grupo gilain.
4. Orders sa yawe nga mga dapit sa kalihokan nga sistematiko gilain gikan sa mga buhat sa sungkod. Kay sa panig-ingnan, sa kapunongan sa archival mga rekord sa pagdumala gilakip diha sa sama nga folder, ug ang pagtudlo sa mga ulo sa division responsable - ngadto sa lain.
5. Giuyonan limitasyon, mga taho, mga banabana, naghisgot nga tinagsa sa listahan, mga plano ug sa ingon sa. grupo gilain gikan kanila nga mga proyekto.
6. Nahimutangan sa mga dokumento sa personal nga files nga gidala sa gawas sa han-ay sila nadawat.
7. Nawong sungkod wage bills sistematiko sa lain nga folder. Sila gihan-ay sa alpabetikal nga pagkahan-ay.
8. Reklamo, sugyot, ang mga lungsoranon 'reklamo mahitungod sa mga kalihokan sa mga kompaniya, mga rekord sa ilang konsiderasyon ug pagpatuman gigrupo gilain gikan sa mga reklamo sa mga tawo alang sa personal nga mga butang.
9. Systematics sa sulat sagad gidala sa usa ka kalendaryo nga panahon sa kronolohikal nga han-ay. Sa kini nga kaso, ang mga tubag nga gibutang human sa mga pangutana. Sa kaso sa pagbag-o sa sulat sa usa ka partikular nga hilisgutan, nga nagsugod sa miaging tuig, ang mga dokumento nga gilakip sa folder sa sa kasamtangan nga panahon. Sa kini nga kaso nagpakita sa index sa mga miaging tuig.

Paghimo sa carriers impormasyon pagadawaton alang gipatipigan

Archival rekord sa pagdumala sa naghatag og usa ka gidaghanon sa mga kinahanglanon alang sa structural mga yunit, pagtrabaho uban sa mga dokumento nga papel. Paghimo sa mga tagdala mahimong partial o bug-os. Kini nag-agad sa panahon sa storage. Full registration gidala gikan sa pagtahod sa temporaryo nga mga dokumento (sa 10 ka tuig), sa usa ka permanente nga sulod, ingon man sa mga buhat sa sungkod. Kini naglakip sa:

1. Gahig / binder suksukanan sa papel.
2. Ang ihap sa mga palid.
3. Drawing sa pahina-saksi.
4. Formation sa internal nga imbentaryo kon gikinahanglan.
5. Paghimo sa mga kausaban sa mga detalye sa mga hapin. Sila makahimo sa paghikap sa ngalan sa negosyo sa, ang registration gidaghanon sa mga folder nga, sa hilabihan nga mga petsa, ug sa ingon sa.

Mga materyales alang sa temporaryo nga storage, lakip na sa usa ka termino sa ubos pa kay sa 10 ka tuig, nga linaas sa bahin. Busa, dili tugotan sa pagdala sa systematization sa securities sa suksukanan sa papel, dili naisip listahan, dili sa pasalig label.

nuances

Archival mga rekord sa pagdumala - sa usa ka kalihokan diin espesyalista sa paghatag og dili lamang sa kaluwasan sa impormasyon carriers, apan usab sa oportunidad sa pagtrabaho uban kanila kon ang panginahanglan moabut. Sa katapusan niini nga, ang mga buhat nga naglangkob sa folder, nga gisang-at sa upat ka puncture sa usa ka karton tabon. usab Sila gitugotan sa pagbugkos pagkonsiderar sa posibilidad sa pagbasa sa mga teksto, mga resolusyon, petsa sa mga visa sa tanan nga mga papel.

Sa pag-andam alang sa pundok sa tanan nga mga fasteners metal nga gikuha. Mga materyales alang sa permanente nga storage ug naglangkob sa ilabi bililhon o unformatted buhat nga anaa sa folder nga katungdanan sa tulo ka-balbula uban sa mga kolintas o sa espesyal nga mga kahon.

Sa diha nga karon sa makuha nga mga dokumento sa usa ka personal nga kinaiya (buhat mga libro, mga kard, militar cards, ug uban pa). Sila gibutang sa usa ka linain nga sobre ug gisang-at kini ngadto sa uban nga mga materyales. Sa katapusan sa sa folder kinahanglan karon sa usa ka blangko nga palid-saksi. Sa sinugdanan sa folder sutured porma alang sa internal nga imbentaryo. Aron sa pagsiguro sa kaluwasan ug sa kapunongan sa kahikayan sa matag palid sa papel nga naisip sa Arabikong numero. niini nga lagda wala magamit sa sa mga panid, ug saksi mga porma alang sa imbentaryo. Numero gibutang sa lapis diha sa ibabaw sa tuo nga dapit.

Sheet-saksi

Kini mao ang gihimo sumala sa han-ay. Kini naglangkob sa mga pulong ug mga numero:

1. Gidaghanon sa mga sheets sa ihap.
2. Ang gidaghanon sa mga pahina sa internal nga imbentaryo.

Ang Sheet-Saksi usab gitudlo makaihap kapihoan. Sa partikular, aron sa pagtino kon adunay naog indeks, nawala codes, numero sa panid uban sa glued litrato, dako mga panid format, ug sa ingon sa. Dugang pa, sa Sheet nagpakita sa atubangan sa pag-imprinta brosyur sa suksukanan sa papel, kon sila wala gitiman-an sa mga nag-unang ihap. Sheet-saksi ayum tighipos. Sunod-sunod nga mga kausaban sa kahimtang ug sa komposisyon sa mga folder nga kinahanglan nga gimarkahan diha kaniya uban sa paghisgot sa mga may kalabutan nga mga buhat. Kini dili gitugotan sa paghimo sa Sheet-saksi sa ulohan nga pahina sa usa ka folder o sa usa ka pukot nga turnover sa katapusan nga pahina sa dokumento niini.

internal imbentaryo

Kini mao ang nag-umol alang sa paghipos ug accounting nga impormasyon materyal nga panahon (kapin sa 10 ka tuig) ug sa padayon nga sulod. Internal imbentaryo ingon natigum alang sa mga negosyo gibuhat sa mga matang sa mga dokumento, mga titulo nga sa mga sulod wala ibutyag. porma kinahanglan pagpresentar data sa serial mga numero sa mga pag-atake sa mga indeks suksukanan sa papel, mga titulo, mga petsa, ug mga numero sa panid.

Alang sa internal nga imbentaryo gilakip summary rekord. Kini gipahayag sa mga hulagway ug mga pulong sa gidaghanon sa mga dokumento naglakip sa niini, ingon man sa gidaghanon sa mga sheets pagtukod niini. Miduso internal nga imbentaryo tighipos. Kon ang usa ka suksukanan sa papel nga gigapos o stapled walay porma, ang tinigum, hinipos listahan ang gilakip ngadto sa sulod sa mga hapin.

Kausaban sa mga komposisyon sa mga materyales kinahanglan nga makita sa sa suksukanan sa papel "Mubo nga mga sulat". Ilabi kini nagtumong sa sa pagtangtang, puli sa mga kopya nga papel, lakip na ang dugang nga mga dokumento sa usa ka suksukanan sa papel. Sa maong panahon gibutang sa mga pakisayran ngadto sa mga may kalabutan nga mga buhat. Kon gikinahanglan, mahimong nag-umol sa bag-ong entry sa Sheet summarize internal imbentaryo, ingon man sa inskripsiyon sa pagsangyaw suksukanan sa papel.